目的

この規程は株式会社AEVIC（以下｢会社｣という）の業務に従事する全ての者（以下｢従業員等｣という）の氏名、生年月日その他の情報等により特定の個人を識別することができるもの（以下｢個人情報｣という）の適正管理に関する事項を定めることを目的とするものである。この規程以外の事項は関係法及び法令に定めるところによるものとする。

適用範囲

この規程は、会社の従業員等に適用する。

取扱責任者

会社は個人情報を取り扱う事業所内の責任者を次のとおり選任し、この選任者以外による個人情報関連の閲覧を禁止する。

1. 個人情報を取り扱う事業所内の職員の範囲は、経営企画本部の職員とする。
2. 個人情報取扱い責任者は代表取締役とする。

取扱責任者の教育・指導

個人情報を取扱う事業所内の選任者に対する教育・指導は次のとおりとし、個人情報の保護に関する知識・情報を得るよう努めることとする。
個人情報を取り扱う従業員等に対し、個人情報の取り扱いに関する教育・指導を年1回実施することとする。

1. 派遣元責任者は、少なくとも3年に1回は派遣元責任者講習を受講することとする。
2. 職業紹介責任者は、少なくとも5年に1回は職業紹介責任者講習を受講することとする。
3. 3項2に指定した個人情報取扱い責任者は、公共職業安定所からの情報提供及び指導に基づき、個人情報の適正管理に関する正確な知識の習得に努めるものとする。

情報収集の方法

会社は、個人情報を収集する際には、本人から直接収集し、または本人の同意のもとで本人以外の者から収集する等、適法かつ公正な手続によらなければならない。

保管・管理

個人情報の保管・使用段階における「業務目的の達成に必要な範囲」とは、収集目的の範囲に限られる。ただし、他の保管・使用の目的を示して本人の同意を得た場合、または他の法律に定めのある場合はこの限りではないこととする。

個人情報の適正管理の内容

会社は個人情報に関し、次に掲げる措置を講ずるとともに、従業員等からの求めに応じ、当該措置の内容を説明することとする。

1. 個人情報を目的に応じ必要な範囲において正確かつ最新のものに保つための措置
2. 個人情報の紛失、破壊及び改ざんを防止する措置
3. 正当な権限を有しない者による個人情報へのアクセスを防止するための措置
4. 収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報を破棄または削除するための措置
5. 4の場合においては本人からの破棄や削除の要望があった場合も含むこととする。

個人情報開示請求に対する対応

第三条に定める個人情報を取扱う選任者は、従業員等から本人の個人情報についての開示請求があった場合は、その請求に基づき本人が有する資格や職業経験等客観的事実に基づく情報について、遅滞なく開示を行なうこととする。更に、これに基づく訂正（削除を含む。以下同じ）の請求があった場合は、当該請求の内容が客観的事実に合致するときは、遅滞なく訂正を行なうこととする。また、個人情報の開示または訂正に係る取扱いについて、第三条に定める個人情報を取扱う事業所内の選任者は、従業員・求職者等への周知に努めることとする。

苦情処理対応

従業員・求職者等の個人情報に関して、当該情報に係る本人からの苦情の申し出があった場合については、第三条に定める個人情報を取扱う事業所内の選任者は、誠意を持って適切な処理を行なうこととする。なお、個人情報に係る苦情処理担当責任者について、人材派遣業関係は派遣元責任者及び代表取締役、職業紹介事業関係は職業紹介責任者及び代表取締役とする。

不利益な取扱の防止

会社は、従業員等からの個人情報の開示または訂正の求めをしたことを理由に、当該本人に対して不利益な取扱いを行なわない。

個人秘密の漏洩禁止

従業員等の会社関係者は、業務上知りえた会社関係者の秘密に該当する事項及び個人情報を、正当な理由なく他人に知らせたり、洩らしたりしてはならない。会社関係者でなくなった後においても同様とする。

個人情報の破棄・削除

会社は保管する必要がなくなった個人情報は速やかに破棄・削除をすることとする。ただし、保管期間は関係法規が要求する法的保管義務期間を遵守する。この管理は、第三条3項定める選任者が行なう。

免責事項

会社は天災、事変、事故、その他の事態等により正常な運営ができなかった場合、それにより生じた当該者及び関係者への不利益に対しての責任を負わない。また、通信回線・機器の障害、郵便・宅配業者に起因する事情で発生した損害、不利益については責任を負わない。

個人情報管理窓口

会社は個人情報管理窓口を経営企画本部におくこととする。